Как салону красоты выбрать crm-систему, чтобы потом не было мучительно больно, или обзор crm-систем

Предпосылки автоматизации

На момент принятия решения об автоматизации в салоне для ведения учета клиентов, оказанных услуг и работы мастеров использовались только электронные таблицы и записи на бумаге. Это затрудняло работу администраторов салона, замедляло скорость их работы, а также не позволяло повысить качество обслуживания клиентов. Кроме того, собственник салона часто находился в разъездах, и существующая система автоматизации не позволяла ему в режиме удаленного доступа получать необходимую информацию о деятельности салона.

Для решения существующих задач салону массажа требовалась программа для автоматизации оперативного учета деятельности, обеспечивающая доступ к информации системы через Интернет. Помимо этого программа должна была быть достаточно простой, чтобы не вызывать затруднений у администраторов салона при переходе к работе с ней с принятых ранее средств учета.


После анализа предложений на рынке программного обеспечения руководство салона китайского массажа остановило свой выбор на прикладном решении «1С:Автоматизация. Салон красоты 8.2».

Данный программный продукт разработан на платформе «1С:Предприятие 8.2», которая позволяет работать с информационной системой не только по локальной сети, но и через Интернет, в режимах «тонкий клиент» и «веб-клиент». В данном случае для собственника салона актуальной оказалась работа в режиме «веб-клиент». Этот режим не требует установки какого-либо программного обеспечения и позволяет получить доступ к веб-серверу, на котором опубликована информационная база, с помощью обычного браузера — Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome или Safari.

Отчеты

Для успешного продвижения салона красоты мало учесть все товары и услуги и правильно рассчитать заработную плату. Недостаточно даже провести рекламную кампанию. Надо еще и проанализировать результаты всей этой работы и, главное, сделать правильные выводы.

И в этом помогают отчеты.

Какое время в салоне самое загруженное, а в какие часы поток клиентов редеет? Какие услуги самые востребованные и какие мастера приносят салону больше всего прибыли? Много ли клиентов становятся постоянными и как часто вас рекомендуют? Руководитель салона или администратор может составлять отчеты лично, затрачивая множество часов на сбор информации. А можно воспользоваться возможностями программы автоматизации салона красоты.

Практический пример

Когда в системе учтены все данные о клиентах, сотрудниках, товарах и услугах, открываются широчайшие возможности для анализа. В том числе можно получить отчет о визитах или продажах за определенный период, проанализировать эффективность специалистов или узнать, какие способы привлечения клиентов работают лучше всего. В хороших программах — сотни разновидностей отчетов. Например, в BeautyPro их еще больше.

Полезная фишка: хорошо, когда отчеты можно не только просмотреть в программе или распечатать, но и экспортировать в Excel. Файл можно отправить удаленному сотруднику: маркетологу или бухгалтеру.

Автоматизация отчетов

Помимо этих важных процессов в салонах красоты есть и другие, которые тоже важно автоматизировать, чтобы сохранить время сотрудников и повысить эффективность работы. Программа для автоматизации учета в салонах красоты Beauty Pro позволяет навести порядок во всех сферах деятельности бизнеса: учет клиентов, сотрудников, финансов, товаров, эффективности источников привлечения финансов и многое другое

Программа для автоматизации учета в салонах красоты Beauty Pro позволяет навести порядок во всех сферах деятельности бизнеса: учет клиентов, сотрудников, финансов, товаров, эффективности источников привлечения финансов и многое другое.

Что лучше: специализированная или универсальная система CRM для салона красоты

Обычно отраслевое ПО включает в себя большой ассортимент модулей и плагинов, предназначенных для решения различных задач, которые могут возникнуть у пользователя (в частности, у владельца студии). Подобные системы CRM подходят для крупных предприятий с многочисленным персоналом и не менее обширной клиентской базой. Однако сложное ПО стоит дорого.

Для малого и среднего бизнеса индустрии красоты (как, впрочем, и других сегментов рынка, где есть прямые продажи товаров и услуг) больше подходят коробочные или облачные универсальные CRM-решения. Они относительно недороги и доступны даже тем, кто только недавно открыл свой салон.

В этом случае покупатель CRM не переплачивает за ненужные функции, а выбирает лишь те модули, которые требуются его заведению. Наиболее популярны браузерные версии универсальных систем, работающие прямо на странице в Интернете, интуитивно понятные и легко интегрируемые с приложениями.

Основные виды систем CRM для салона красоты

Система CRM выбирается собственниками салонов красоты исходя из стоимости этого программного обеспечения и возможности его доработать. Есть две альтернативы, сильно отличающиеся в техническом плане: CRM в виде облачного сервиса и покупка лицензии, обеспечивающая хранение данных на сервере.

  1. Для доступа к облачной системе CRM и ее базе необходим интернет – все данные и само ПО находятся на сервере установщика программы. Это не очень удобно: покупатель практически лишается возможности модифицировать программный код и вынужден пользоваться готовым решением. Он определяет права доступа к системе и заказывает установку тех или иных модулей и дополнений. При этом ему не нужно платить за сервер и вручную обновлять программный продукт.

  2. Во втором случае управляющий салона красоты приобретает сервер и лицензию на использование CRM. На него ложатся все хлопоты по ее доработке, обновлению и сопровождению. Возможности модификации программы тоже не безграничны и определяются создателями.

Чтобы понять, какой тип установки CRM-системы будет лучше для конкретного салона красоты, сравните преимущества и недостатки обоих вариантов.

Облачные CRM характеризуются следующими плюсами:

  • ПО обновляется самостоятельно;

  • осуществляется круглосуточная поддержка CRM;

  • система доступна онлайн из любой точки земного шара;

  • салону красоты не нужно тратить средства на покупку сервера.

Есть, разумеется, и недостатки:

  • коммерческая информация хранится на чужих серверах;

  • есть абонентская плата за пользование;

  • данные доступны не только владельцу салона;

  • CRM обновляется в собственном темпе, независимо от потребностей пользователя.

Основной недостаток облачных систем – это риск простоя салона красоты при проблемах с сервером на стороне поставщика ПО.

Коробочные версии CRM имеют свои плюсы, а именно:

  • хранение данных только на собственном сервере;

  • нет абонентской платы за CRM;

  • доступ к базе есть только у владельца;

  • можно дорабатывать программу в соответствии с потребностями салона.

Минусы коробочных решений:

  • технической поддержкой и устранением ошибок придется заниматься владельцу студии;

  • доработки и модификации, по факту, стоят дороже, чем разовая покупка облачной версии CRM;

  • необходимо приобретать или брать в аренду сервер.

Читайте материал по теме: Как раскрутить салон красоты

Название системы – DIKIDI Business

Сайт: https://beauty.dikidi.ru/

Рисунок 10. Внутренний интерфейс системы DIKIDI Business


Облачный сервис. Установление специального ПО не требуется. В систему можно зайти с любого ПК через интернет, авторизовавшись на сайте. Это бесплатный сервис. Есть платные пакеты, которые имеют расширенный функционал по аналитике и финансовому учёту.

Функции:

  • единый журнал записи, изменения в котором автоматически отображаются на мобильном устройстве специалиста, к которому записался клиент, и у руководителя салона. (уведомления можно настроить);
  • онлайн-запись для клиентов через приложение и соцсети. Клиенты сами могут через мобильное приложение, скачанное на PlayMarket или AppStore. Всё также отображается на ПК салона, в мобильных устройствах специалистов и администраторов. В соцсети вставляется виджет, который, не уводя на другую страницу, открывает DIKIDI, где также можно записаться онлайн без скачивания приложения;
  • продвижение услуг в маркетплейсе приложения (заходя в мобильное приложение, чтобы записаться в нужный салон, можно посмотреть популярные салоны, акционные предложения и т. д. — салоны таким образом продвигают себя и свои услуги)
  • SMS- уведомления (приходят как напоминание о предстоящей записи к мастеру);
  • встроенный мессенджер (в самом приложении есть чат, куда клиенты могут писать в салон). Возможно также общение с клиентом через What s Up и Viber);
  • контроль за доходами и расходами: в системе есть возможность настроить порядок начисления ЗП сотрудникам за смену (фикс, %, фикс+процент, почасовая и т. д.).  Также предусмотрен учёт входящих средств по оплате от клиентов.
  • интеграция с IP-телефонией и кассовым оборудованием;
  • возможность выгрузки базы клиентов;
  • складские остатки (возможность учёта товаров/ — поставка-продажа-списание при оказании услуги);
  • СМС-запрос отзыва клиента после посещения;
  • настройка предоплаты для записи на услугу;
  • возможность создания собственного бренд-приложения на базе DIKIDI;
  • возможность рассылки сообщений своим клиентам через сервис;
  • интеграция кнопки онлайн записи на Яндекс-карты.

Какие проблемы решает автоматизация салона красоты:

  • Контроль и учет
    • Всесторонний учёт каждой единицы товара в магазине
    • Дистанционный контроль продавцов и их показателей
    • Учёт товара на складе и в сети торговых точек
    • Контроль доходов и расходов по каждой отдельной статье
  • Эффективность продаж
    • Увеличение объёма и скорости продаж
    • Выявление групп товаров и услуг, которые продаются лучше остальных
    • Создание базы данных лояльных и постоянных покупателей
    • Формирование результативного маркетинга (скидки, акции, купоны повторных продаж)
  • Снижение потерь
    • Обеспечение сохранности продуктов и предотвращение хищений
    • Выявление неэффективных работников
    • Сокращение количества персонала за счёт оптимизации процессов
    • Исключение ошибок при реализации блюд по неверной цене
  • Аналитика и статистика бизнеса
    • Анализ динамики закупок и продаж по товарам или услугам за любой период времени
    • Доступная статистика оборотов, рентабельности торговли, прибыльности бизнеса
    • Управленческая отчётность по сети магазинов в единой базе данных
    • Прогнозирование и формирование бизнес-показателей, необходимых для роста бизнеса

Пример автоматизации салона красоты:

Владелица салона красоты из Московской области обратился за услугой автоматизации CRM. Исходные данные:

  • Новое заведение.
  • 1 администратор.
  • 3 мастера-парикмахера.
  • Склад при салоне.

Решение «под ключ» внедрено за 3 дня:

  • Подобран программный продукт, соответствующий запросам владельца.
  • Установлены и настроены оборудование и программное обеспечение.
  • Настроены и запущены электронный журнал администратора, клиентская база и автоматический график работы персонала.
  • Внедрена централизованная информационная система учёта закупок, продаж и складского учёта.
  • Настроена интеграция программного обеспечения с бухгалтерией.
  • Проведено обучение персонала работе с оборудованием и программным обеспечением.

Задачи, поставленные владельцем:

  • Обеспечить возможность записи клиентов на сайте компании.
  • Наладить электронный учёт клиентов за счёт автоматического заполнения данных в шаблоне.
  • Создать систему управления отношениями с клиентами (CRM).
  • Установить контроль оказанных услуг и продаж.
  • Настроить мониторинг и анализ эффективности торговой, сервисной и маркетинговой деятельности.
  • Обучить персонал работе с оборудованием.

Итоги автоматизации:

  • Новый бизнес начал работать с минимальными затратами за счёт качественного решения «под ключ».
  • Время простоя мастеров минимально за счёт предварительного подбора клиентов.
  • Закупки товаров и косметики осуществляются на основании остатков — полный ассортимент всегда на складе.
  • Полный контроль за сотрудниками, оказанными услугами и продажами.
  • Прозрачная отчётность и анализ услуг и продаж у владельца в удалённом доступе.

Hesus

Плюсы

  • Интуитивно понятный интерфейс, позволяющий создавать необходимые модули буквально в течение нескольких минут.
  • Возможность оплаты брони по карте онлайн.
  • Гибкие инструменты управления графиком работы.

Минусы

  • Отсутствие функции отслеживания метрики.
  • Невозможность дифференцирования стоимости услуг по разным дням недели – цена одной услуги в понедельник не может отличаться от цены этой же услуги во вторник или пятницу.

Сколько стоит?

Абонентская плата за пользование данным сервисом составляет 600 рублей в месяц. Однако, если подключен модуль бронирования с оплатой, то за каждый перевод клиентских денег на «Яндекс-кошелек» организации взимается комиссия в размере 3% от суммы каждого платежа и 10 рублей единовременно за все переводы в рамках расчетного периода (2 дня).

Описание

YCLIENTS – это сервис онлайн записи и автоматизации сферы услуг, представляющем в наглядном виде структуру вашего бизнеса: кассы, счета, склады, расходные материалы, структуру персонала, матрицу услуг, расчеты ЗП, доходности и многое другое. Также YCLIENTS формирует отчеты в 20-ти важнейших разрезах для бизнеса для принятия правильных решений руководителя.

Сервис будет полезен таким видам услуг, как салоны красоты, медицина, массажные салоны, парикмахерские, студии маникюра, стоматологии, СПА, солярии, мастер/стилист, косметологии, тату салоны, барбершопы, фитнес-клубы, юристы, психологи, квесты, ветеринарии, сервисные центры, фотостудии, автомойки, автошколы, автосервисы, шиномонтажи, а так же прокат инвентаря.

Возможности сервиса

  • Автоматизированный складской учет
  • Обеспечение возможности учета материалов.
  • Функция позволяет обновлять информацию о количестве имеющихся материалов и запчастей на складе.
  • Автоматизация бухучета, финансового и кассового учета
  • Позволяет избежать ошибок в документах, обеспечение удобства ведения кассовых операций, интеграция с ККТ, печать чеков, отражение финансовой операции в системе.
  • Возможность подключения сканера штрих-кодов делает использование программы более гибким, позволяя работать с большим количеством наименований товаров и услуг, помогает избежать ошибок, которые возникают при ручном вводе артикулов и других данных.
  • Организация функционала обеспечивает настройку взаимосвязи между различными видами учета в организации: про осуществление кассовой операций, происходит автообновление данных учета денежных средств.
  • Учитывается расход, оформление отчетности.
  • Автоматизация учета проведенных работ клиентам
  • Систематизация данных об услугах, которые были предоставлены.
  • Опция позволяет получить доступ к истории заказов, что экономит время на обслуживание клиентов, работников предприятия, обеспечивает рост уровня сервиса компании.
  • Автоматизация расчета зарплаты персонала
  • Экономит время персонала при расчете зарплаты персоналу предприятия, исключает риск появления ошибок.
  • Он-лайн запись для клиентов
  • Удобный сервис для пользователей, позволяющий записаться к мастеру, отражающий актуальную загруженность. Позволяет клиенту самостоятельно выбрать дату и время для посещения организации, записаться к конкретному специалисту.
  • Реализация такого функционального процесса повышает сервис, экономит расход времени и разгружает обслуживающий персонал за счет замещения работы администратора самостоятельным обслуживанием себя клиентами.
  • Электронный журнал
  • Реализация этой опции позволяет сотрудникам без труда ознакомиться с графиком работы в организации, планировать время и занятость.
  • Автоматизированное ведение журнала повышает комфорт работников, экономит время персонала и руководства. Исключает возможность «накладок» в расписании.
  • Система CRM
  • Данный функционал реализован в формате мобильного приложения. Клиент в удобном режиме может связываться с персоналом организации. Данный функционал реализует непрерывное взаимодействие с клиентом, повышая качество обслуживания и увеличивая число постоянных клиентов.
  • Автоматизированная рассылка sms и email
  • Опция позволяет оповещать большое количество человек одновременно, позволяет сократить временные издержки и кадровые ресурсы на осуществлении информирования клиентов, способствует удерживанию постоянных клиентов и привлекать новых, повышает уровень сервиса организации.
  • Автоматизация управленческого учета
  • Создание отчетов, прогнозирование результатов на основании полученных системой данных позволяет провести аналитические исследования и предпринять действия по дальнейшей стратегии деятельности организации.
  • Внедрение системы электронных карт
  • Реализован учет и автоматизация использования электронных карт, позволяющая быстро и удобно получать информацию о клиенте  при ее сканировании.
  • Мобильные приложения
  • Помимо организации работы через web-версию существует возможность использования мобильных приложений системы, как для сотрудников предприятия, так и для клиентов.
  • Для работников мобильное приложение обеспечивает доступ к необходимым функциям системы с помощью смартфона. Это такие опции, как просто журнала, он-лайн записи и т.д.
  • Для клиента реализовано мобильное приложение, позволяющее в удобном формате записаться на визит в организацию, связаться с сотрудниками предприятия.
  • IP-телефония.

Для кого подходит РемОнлайн?


РемОнлайн — это программа для салона красоты, который хочет систематизировать данные и начать ведение клиента от его звонка до выхода из салона. 

РемОнлайн облегчает учет клиентов в салоне. В карточке клиента отображается вся история его взаимодействия с вами: смс, звонки, история посещений и оплат. Это упростит процесс коммуникации с клиентами и поможет вести клиентскую базу в салоне красоты без дополнительных проблем.

РемОнлайн — это программа для парикмахерской, которая хочет стать лучше и, наконец, автоматизировать запись клиентов и систему складского учета.

С помощью “Планировщика заказов” вы сможете оптимально распределять нагрузку между мастерами и рабочими местами, что избавит от вечных очередей и недовольных клиентов. 

Используйте функции складского учета в crm-системе для парикмахерской: она напомнит вам о заканчивающихся материалах и поможет провести инвентаризацию. Добавляйте материалы на склад, перемещайте их между локациями, продавайте или списывайте. Следите за тем, сколько средств используется отдельными мастерами и держите под контролем учет расходных материалов.

РемОнлайн — это crm система для ногтевой студии, в которой заработная плата сотрудникам до сих пор начисляется вручную. Индивидуальная настройка начислений для мастеров и топ-мастеров поможет навести порядок в бухгалтерии, а выплата фиксированной суммы или установленного процента от стоимости/прибыли с услуги создаст дополнительную материальную мотивацию для сотрудников.

РемОнлайн — это программа для косметологии, которая поможет привести в порядок финансы. В несколько кликов проверяйте движение денежных средств, выставляйте счета за услуги и смотрите их историю. Программа позволяет вести бухгалтерский учет и контролировать денежные потоки.

Какой бы ни была ваша ниша в сфере бьюти, помните — чем быстрее вы воспользуйтесь программой для автоматизации бизнес-процессов, тем быстрее увеличится ваш клиентооборот и прибыль. С РемОнлайн управлять и развиваться легко!

Оперативная обработка заказа клиента

Ранее при записи клиента по телефону администратор пытался вспомнить или отыскать в своей рабочей тетради и электронных таблицах данные о его персональном мастере, об услугах, которые клиент обычно заказывает, и другую информацию. Такой стиль работы не позволял обслуживать клиентов с высоким качеством, своевременно предлагать им дополнительные услуги и товары.

После завершения проекта автоматизации администратор использует только «Рабочее место администратора», интерфейс которого обеспечивает быстрый доступ ко всей необходимой информации. Интерфейс рабочего места может быть настроен в соответствии с потребностями пользователя.

Процедура предварительной записи клиентов стала значительно проще и нагляднее. Для записи клиента нужно выделить на «Графике предварительной записи» свободный отрезок времени мастера, а затем ввести документ «Предварительная запись». Если клиент ранее не пользовался услугами салона, то его данные следует ввести в справочник «Клиенты».

Программа позволяет назначать скидки на определенный товар или услуги, установить скидки для заданных клиентов. Действие скидок можно ограничить некоторым периодом рекламной акции.

Какие показатели должны быть в отчете CRM для салона красоты (парикмахерской, маникюрного, массажного, спа-салона)?

В отчете обязательно должны быть отражены следующие показатели:

  • Степень удовлетворенности клиентов по 10-ти бальной шкале
  • Описание часто возникающих проблем
  • Клиентооборот показывает число и соотношение пришедших / ушедших клиентов
  • Результативность рекламных источников
  • Средний чек
  • LTV

Только на основании данной информации можно формировать правильную стратегию, направленную на увеличение прибыли.

После согласования времени сотрудник отправляет клиенту SMS-оповещение, напомнив время приезда, что позволяет снизить риски простоев и улучшить имидж компании в глазах целевой аудитории.

При общении по телефону сотрудник салона красоты (парикмахерской, маникюрного, массажного, спа-салона) уточняет, где именно клиент нашел телефон салона красоты (парикмахерской, маникюрного, массажного, спа-салона). При динамическом коллтрекинге это делается автоматически. Данная информация позволяет отследить результативность источников рекламы и более грамотно спланировать бюджет на маркетинг.

Маркетолог может делать обзвоны и проводить по телефону краткие опросы, что поможет напрямую узнавать мнение о качестве обслуживания у клиентов. Прямая информация от целевой аудитории – залог своевременного выявления слабых мест в рабочих процессах и формирования эффективной стратегии дальнейшего ведения бизнеса.

С помощью CRM маркетологи могут отправлять клиентам массовые рассылки о специальных предложениях фирмы, акциях, скидках, пополнениях ассортимента, что станет результативным способом удержания клиента.

Ведение всего документооборота с системой автоматизации упрощается в разы, будь то бухгалтерский учет, складское хозяйство, выплата заработной платы, взаимодействие с поставщиками, фиксация событий, задач, настройка напоминаний и т.д.

Салон красоты (парикмахерская, маникюрный, массажный, спа-салон) относится к специфическим сферам бизнеса и требует углубленной интеграции CRM. Только полный охват клиентов позволит получать достоверную информацию об эффективности проводимых рекламных кампаний и качестве оказываемых услуг.

Для грамотного внедрения системы автоматизации бизнес-процессов рекомендуется зафиксировать нововведения в должностных обязанностях работников к заработной плате, а руководителю необходимо регулярно просматривать отчеты, касающиеся показателей взаимоотношений с клиентами.

Сравнение лучших CRM

лучшие CRM-систем

  1. BeautyPro – это специальная программа, разработанная для предприятий, работающих в бьюти-индустрии. В этой системе есть встроенный журнал для записи клиентов и удобная клиентская база с разнообразными настройками. Есть возможность автоматизировать работу с поставщиками и вести учет материалов, используемых в работе. График работы сотрудников фиксируется в специальном меню. С помощью встроенных инструментов можно создавать акционные предложения и программу лояльности для постоянных посетителей. Есть опция формирования отчетов в автоматическом режиме.
  2. YClients – платформа, максимально адаптированная для всех, кто работает в сфере услуг. Есть клиентская база и опция онлайн-записи, возможна интеграция с социальным сетями, e-mail и телефонией. Запись клиентов ведется в автоматическом режиме. Можно настроить уведомления о новых записях и контролировать работу сотрудников салона. С помощью этой системы вы сможете разработать программу лояльности для постоянных клиентов и составить удобный график работы.
  3. Арника – простая и понятная СРМ-система. Есть встроенный электронный журнал и клиентская база, в которой учитываются все предпочтения ваших постоянных посетителей. Предусмотрена возможность подключения напоминаний для клиентов о предстоящим визите и даже автопоздравлений с различными праздниками. Помимо этого, система самостоятельно ведет подсчет доходов и расходов, контролирует количество материалов и может своевременно напомнить вам о необходимости закупки и сообщить о выплаченных сотрудникам зарплатах. Также есть большое количество доступных инструментов аналитики.
  4. Beauty CRM – удобная платформа для управления салоном красоты. Есть большой набор инструментов, предназначенных для автоматизации работы с клиентами и повышения уровня лояльности. Предлагается встроенный журнал для записи, интеграция с телефонией, настройка рассылок и клиентская база. Возможно автоматическое формирование уникальных предложений для клиентов. Помимо этого, предусмотрена возможность начисления зарплаты сотрудникам, контроля доходов и расходов, учета материалов. С помощью этой системы можно создавать расписание для сотрудников, контролировать их работу. Также есть опция для создания разных типов отчетов в автоматическом режиме.
  5. Малахит – система для взаимодействия с клиентами и облегчения бизнес-процессов. Включает в себя достаточно стандартный функционал и отличается простотой использования. Есть возможность ведения журнала для записи посетителей, клиентской базы и управления заказами. Предлагается большое количество шаблонов для создания разных проектов. Можно создавать график для сотрудников и контролировать их работу. Также есть опция интеграции с телефонией и e-mail, можно создавать рассылки и работать с программой лояльности прямо внутри системы. В автоматическом режиме генерируются отчеты об эффективности работы каждого из сотрудников.

С этим читают